병원에서는 수많은 물품이 사용되고 있다. 만일 오늘 수술에 필요한 재료가 부족하다면 어떤 일이 벌어질까? 반대로 미판매 칫솔, 치약, 치실들로 창고가 넘쳐난다면 어떻게 해야 할까?
재고를 경영자의 입장에서 보면 모두 자산이다. 즉, 재고 하나 하나가 다 돈이다. 그러니 관리가 되지 않는 재고는 줄줄 새는 돈과 같다.
실무자 입장에서 재고는 안정이다. 이번 주에 진료할 수 있을 만큼 충분 한 재고가 있는가? 만일 당장 내일 진료에 필요한 재료가 없다면 어디에서 구할 것인가?
‘주문하면 오겠지’라는 생각을 가지고 있다 간 큰 코 다친다. 물량 부족, 배송 지연, 연휴, 거래처 사정 등 다양한 변수들로 인해 내일 당장 해당 진료가 불가해질 수 있다.
얼마나 자주 해야 하나? 당연한 얘기지만 재고 관리는 매일 하는 것이 좋다. 실시간이면 더 좋다. 바쁜 실무자들이 이걸 붙잡고 있을 시간이 없으니 기록은 최대한 간소화해야 한다.
전문프로그램, 엑셀, 종이든 병원에서 익숙한 방법을 정하고 출고시 품목별 비치된 종이에 날짜와 출고 수량(또는 용량)을 기재한다. 그리고 모든 진료가 끝나면 재고 담당자가 오늘 사용한 품목별 총량을 기록한다.
그리고 재료가 입고될 때 입고 전 수량을 파악하여 장부와 실제 오차를 기록해 두고 왜 오차가 생겼는지 추적한다. 때론 실수를 하는 경우도 있으니 손실 처리 등을 위함이다.
과감히 처리하라.
혹시 치과에 유통기한이 얼마 남지 않은 미백제나 치약 같은 것이 있다면 과감하게 처리하자. 더 싸게 팔던가 진료한 환자들에게 제공해서 빨리 처리하는 것이 좋다.
유통기한이 지나 버려지는 것보다 약간의 손해를 보더라도 처분하는 것이 발생할 수 있는 문제의 예방과 병원의 이미지를 제고 등 다양한 방향으로 훨씬 도움이 된다.
데이터화 하라.
재고를 데이터화 하면 손실 방지로 이어진다. 어떤 재료가 얼마나 소비되는지 알아야 주문량과 주문 주기를 효율적으로 정할 수 있다. 이로 인해 불필요한 주문과 유통기한 임박 재료 처리에 들어가는 비용을 아낄 수 있다.
당연히 재료가 항상 있을 테니 진료실도 안심이 된다. 만약 불가항력의 사유로 재고 보충을 못한다 해도 미리 알 수 있어 대비가 가능해진다. 또한 손실 사유를 관리하면 재고 관리의 개선 방향을 파악하는데 도움이 되기도 한다.
병원의 규모에 따라 재고 관리의 규모도 달라지게 된다. 처음부터 완벽한 기록을 추구하기 보다 병원의 상황에 맞는 방법과 필요한 데이터가 무엇인지를 계속해서 고민하여 개선해 나가는 것이 중요하다.
