정보의 유형
2. 환자와 보험 정보
① 환자 정보
임상기록 내부에 보관한다. 보관용 캐비닛에 알파벳 순서 또는 숫자 순서로 철한다.
② 보험기록
환자의 임상기록과 분리하여 보관한다. 보험서식은 각 치과의원의 특정 방법으로 철한다.
서류철하는 장비(filing equipment)
1. 수직형 파일
2. 측방형 파일
3. 카드형 파일
서류철 보급품(filing supplies)
1. 파일폴더 : 서류, 환자기록 서식, 업무 보고서을 보관한다.
2. 수직형 파일폴더 : 거치형 파일(hanging file) 체계와 파일을 거는 틀(frame)을 사용한다.
3. 측방형 파일폴더 : 임상기록에 다양한 서식과 설계의 조직화를 돕는 가름쪽(칸막이, dividers)을 부착한다.
4. 유도장치(길잡이)(guides)
5. 외부 길잡이(out-guides) : 체계에서 빼낸 파일의 공간을 메꾸는 데 사용된다.
6. 파일 라벨 : 파일폴더에 타이프나 컴퓨터로 제작한 정확한 라벨을 붙인다.
7. 색 코드화(부호화)(color coding) : 수직형과 측방형 체계에 사용되는데 측방형 서류철 체계에서 효과적이다.
8. 수명라벨(aging labels)(년도와 개월을 표시) : 환자치료의 추적에 사용한다.
임상기록의 준비
치과경영관리사는 치과의원을 처음 방문하는 환자를 위해 파일 폴더에 모든 서식을 비치하고 폴더에 정확한 라벨을 부착할 책임이 있다.
1. 일반적인 지침
① 정보에 맞는 각종 서식을 점검한다.
② 임상기록 내에서 환자의 이름이나 고객(계정)번호로 신원을 표시한 각 서식을 확인한다. 폴더에서 분리되더라도 서식 확인법을 제공한다.
③ 정확한 순서로 서식을 묶는다.
2. 라벨의 준비
① 사용할(알파벳 순서 또는 숫자 순서) 색인을 붙이는(indexing) 방법을 결정한다.
② 라벨에 이름이나 번호를 새긴다. 색인을 부착하는 규칙을 익히고 따르며 적용한다.
③ 파일폴더에 라벨을 부착한다.
3. 파일폴더에 코드 부착(coding)
① 선택된 색 코드화 체계의 지침을 따라 색 꼬리표(color tabs)를 붙인다.
② 미리 정해진 지침(나이, 년, 월)을 따라 코드(부호)화된 라벨을 부착한다.
4. 교차참조(숫자순으로 색인)
교차참조 목록에 환자이름과 차트번호를 기록한다.
업무서류의 준비
1. 육안검사(inspecting) : 서류를 점검하고 서류철 준비를 확인한다.
2. 색인 표시(indexing) : 서류를 서류철에서 꺼낸 다음에 서류를 철할 장소와 필요한 색인표시 방법을 결정한다.
3. 코드 부여(coding) : 주제로 철하려면 서류의 상단 우측에 주제를 서면 작성한다. 표제(heading), 부표제(subheading), 코드를 부여한다.
4. 서류철 과정
① 철할 임상기록을 간결히(concise) 준비하고 라벨을 부착한다.
② 기록을 균일(consistent)하게 보관하면, 같은 철하는 규칙을 사용한 서류는 매번 같은 장소로 균일하게 되돌아간다.
③ 쉽게 접근하도록 편리한(convenient) 장소에 파일을 보관한다. 서류 찾기가 쉽고 분실이나 손상으로 보호를 받는다.
5. 분류(sorting) : 기록과 서류에 색인과 코드를 부여하고 분류 및 정돈한다.
6. 최종 장소에 기록과 서류의 모음 : 대부분 사람들은 시간이 소비되고 지루하면서 임무가 끝나지 않아서 서류철 처리과정을 두려워한다. 긍정적이고 조직화된 태도로 서류철에 접근하면 업무 동안에 신속히 이동할 수 있다.
7. 기록을 보호하는 방법 : 치과의원은 임상기록, 원무기록, 세무기록을 보호하고 내용을 보전하는 책임이 있다.
HIPAA
HIPAA 사생활 규칙은 종이 서류형태로 모든 PHI 보호를 포함한다. HIPAA 보안규칙은 모든 전자 보호되는 건강정보(ePHI)에 적용된다.
HIPAA
보안규칙
① ePHI의 비밀과 보전(무결)을 보장한다.
② EPHI를 보안 또는 보전하려면 타당한 예견된 위협이나 위험을 보호한다.
③ EPHI의 권한위임이 없는 사용이나 발표를 막는다.
참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
