외상매출금(accounts receivable)의 관리
지불금을 수금할 목적으로 환자에게 지불금을 독촉하는 방법이다.
① 수준 1: 우호적인 독촉(friendly reminders)
② 수준 2: 전화 독촉(telephone reminders)
③ 수준 3: 수금편지(the collection letter)
④ 수준 4: 최후 통첩(ultimatum)
⑤ 수준 5: 청구서를 수금으로 전환(turning the account over to collections)
공정하게 빚을 수금하는 지침
1. 채무자와 접촉하는 시기와 방법
채무자가 전화를 걸지 않는 한 오전 8시 이전 또는 오후 9시 이후에 전화를 걸지 않는다.
2. 수금과정에서 금지되는 차변(借邊)(debit)의 유형
① 골칫거리: 누구에게나 괴롭히고, 억압하고, 오용하지 않아야 한다.
② 거짓 명세서: 빚을 수금할 때 일부 거짓 명세서를 사용하지 않는다.
③ 협박: 합법이 아니면 목적을 위해 협박하지 않으면서 내용을 실제 행사한다.
④ 불공정 처리과정: 수금원이 빚을 수금할 때 불공정한 방법으로 착수해서는 안 된다.
3. 접촉할 대상
연락 대상은 청구서에 법적 책임있는 개인이나 다수이다.
수금전화(collection calls)를 준비하는 단계
① 전화걸기를 계획한다.
② 채권자에게 할 질문을 계획한다.
③ 전화를 건다.
④ 문제 해결을 준비한다.
⑤ 예상되는 내용을 고찰한다.
⑥ 예상되는 내용을 기록한다.
수금 수준(level)의 시간표(time table)
기간의 간격은 치과의원의 정책에 따라 설정한다.
① 0~30일째: 명세서 발송, 보험청구의 처리, 견적서를 감시한다.
② 30~60일째: 수준 1: 명세서를 우호적인 독촉장으로 사용한다.
③ 60~90일째: 수준 2: 전화통화를 계속한다. 문제를 찾아 해결책을 제공한다. 전화통화의 결과를 요약해서 환자에게 서면 통지한다.
④ 90~120일째: 수준 3: 수금편지를 보내고 전화통화를 계속한다.
⑤ 120일 정도: 수준 4로, 환자에게 최후통첩을 주는 편지를 발송한다.
⑥ 편지에 무반응: 수준 5: 청구서를 수금으로 전환하거나 소액청구 법정에 소송을 제출한다.
수금의 장애물
불량하거나 비효율적인 지불금은 여러 이유가 있다. 이유를 밝히고 문제를 고치려는 행동이 중요하다. 환자의 태도와 사과는 가끔 효율적인 수금을 방해한다.
치과 청구서에 지불하지 않으려는 일반적인 사과는,
① 치과의사는 이 지불금을 기다릴 만해서, 신용 대리점(credit agencies)에 대금 지연 지불(late payments) 사실을 보고하지 않는다.
의사는 많은 돈을 벌고 있으므로 한 달에 20만불을 발송하려 한다.
② 내가 지불하지 않는 것은 문제가 안 된다. 치과의사는 치료를 다 끝내고 나를 만나야 한다.
③ 환자에게 지불금을 문의하면 방어적이고 화를 낸다.
④ 환자는 약속한 지불을 매듭짓지 않으려 한다.
그밖에 채무자에게 수락하지 않아야 할 경우와 치과진료팀의 태도가 가끔 효율적인 수금을 막는 경우가 있다. 당연한 감정이라도 수금을 방해해서는 안 되고, 전문가 태도로 수금하려면 인색하거나 무례하지 않도록 명심한다.
참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
