재고품 관리는 진료실, 치과기공실, 원무과의 보급품 관리가 있다. 보급품 사용이 원활하지 않으면 사용자는 화가 나고 실망감이 커지므로, 팀원 간의 긴장을 완화시키는 체계적이고 조직된 재고품 관리체계가 필요하다.
재고품 관리체계
조직 체계는 상품(products)과 보급품(supplies)의 주문시기, 주문자, 주문 수령에 소요되는 기간을 알기 쉽게 한다. 전산 및 수작업을 이용한 재고품 관리 시스템과 재고품 관리 체계의 규범이 있다.
보급품, 상품, 장비의 유형
① 소모 보급품과 상품(consumable supplies 및 products)
② 준소모 상품(nonconsumable 또는 expendable products)
③ 주된 장비(major equipment)
보급품, 상품, 장비의 선택과 주문
1. 보급품(supplies)과 상품(products)의 선택
주문과정의 첫 단계는 보급품과 상품의 사용여부를 결정한다.
일부 보급품은 복제품이므로 구매하기 전에 연구가 필요 없지만, 수복재료 등은 사용을 결정하기 전에 치과진료팀의 연구가 필요하다.
시사회와 치과집회는 치과진료팀과 판매회사가 토론할 수 있는 자리를 마련하고, 네트워킹은 중요한 정보원으로, 연구모임, 전문가 조직의 회원, 보수교육 프로그램에서 지식을 교환시킨다. 치과 상품의 제조회사와 판매회사는 개인 치과의원에 영업책임자를 보내서 신상품을 소개하고 상품 용도, 치과진료팀의 교육, 상품의 질의/응답을 한다.
2. 주된 장비의 구매
주된 장비의 구매는 시간과 돈이 필요하므로 구매자는 예상 가격, 보유 특징, 장점을 고려하게 된다. 치과의사와 진료팀원은 시사회나 치과집회에 참석하여 구매 장비의 샘플을 보고 제조회사의 최선 가격과 조건을 듣는다.
미국 제조회사는 개인치과의원에게 상품을 직접 팔지 않고, 대신에 장비를 치과재료 보급회사를 경유해 판매한다. 자동차 신차 구매와 유사한 거래형태이다.
설치한 구매 장비의 장비명과 제조사, 제조회사의 사용설명서, 관리 계획, 일련번호와 모델번호, 구매 일자과 가격, 기술지원 회사의 전화번호가 기록된 파일을 제작한다. 색인용 카드파일, Rolodex, 전산 자료실을 이용해 신속히 조회해서 서비스와 기술지원을 요청하고 치과진료팀원의 접근을 쉽게 한다.
3. 판매회사의 선택
소형의 지방 치과재료 보급회사는 자체 고객의 개별적 요구에 맞게 하고 지역 공동체 사업에 개인적 참여한다. 치과재료 보급회사는 지역, 국가, 국제 조직이 있는데, 장단점과 치과의원의 개별요구에 따라 선택한다. 보급품과 상품을 한 치과재료 보급회사에서 반드시 구매할 필요는 없다. 각 치과재료 보급회사는 모든 사용 상품을 팔지 않고 또는 저렴한 가격으로 공급하지도 않는다.
보급품은 치과재료 보급회사의 영업책임자와 제품목록 책자(catalog) 서비스를 보고 주문한다. 주문방법(카탈로그 주문법과 치과재료 보급회사 서비스)에 따라 치과의원이 선택하는데 장단점이 있으므로, 치과재료 보급회사 1개 이상을 이용하는 게 좋다.
치과재료 보급회사는 영업책임자가 매주 또는 2주 간격으로 치과의원을 방문한다. 서비스 유형, 필요한 상품, 예산의 압박감에 따라 서비스는 장단점이 있으므로, 서비스 유형의 결정, 상품 가격의 계획, 보급품과 상품의 주문에 소비되는 시간 양은 각 치과의원 마다 차이가 있다.
참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
